Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Excel.
Guardar un libro de trabajo
Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina Guardar. También cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar.
Haz clic el Botón Office y elige la opción Guardar como...
Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botón Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrás que seguir estos pasos:
1.En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad donde vas a grabar tu trabajo.
Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada.
2.Haz doble clic sobre la carpeta donde guardarás el archivo.
3.En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo.
y por último haz clic sobre el botón Guardar.
Crear automáticamente copias de seguridad
Podemos tener siempre una copia de los archivos por si le pasara algo al archivo original. Para ello:
Seleccionar el Botón Office y elegir la opción Guardar como...
Después hacer clic sobre la flecha de la derecha del botón HERRAMIENTAS
Elegir la opción Opciones generales...
Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones para guardar de la derecha.
Activar la casilla Crear siempre una copia de seguridad.
Hacer clic sobre el botón Aceptar para cerrar el cuadro de opciones, vuelve a hacer clic sobre el botón Aceptar para cerrar ahora el cuadro de diálogo Guardar como.
Proteger libros de trabajo
Contraseña para abrir: para que sólo puedan acceder al libro aquellas personas que conocen la contraseña.
Contraseña de escritura: para que cualquiera pueda acceder al libro de trabajo, pero solamente lo puedan modificar aquellas personas que conozcan la contraseña.
Las contraseñas pueden tener como máximo 15 caracteres, distinguiendo entre mayúsculas y minúsculas.
Si deseas proteger el acceso a libros de trabajo, sigue los siguientes pasos:
1.Seleccionar el Botón Office.
2.Elegir la opción Guardar como...
3.Hacer clic sobre la flecha de la derecha del botón HERRAMIENTAS
Elegir la opción Opciones generales...
Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones para guardar
recuadro Contraseña de escritura dependiendo del tipo de contraseña.
Al escribir la contraseña aparecerán ***** para que nadie pueda verla.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Aparecerá el cuadro de diálogo de la imagen para confirmar la contraseña (es una forma de asegurarnos que la contraseña que introduzcamos es la deseada y no nos hemos equivocado).
Volver a escribir la contraseña en el recuadro.
Hacer clic sobre el botón Aceptar para salir de la confirmación.
Si no hemos escrito las dos veces la misma contraseña, Excel2007 nos pedirá volver a introducirla.
Hacer clic sobre el botón Guardar para cerrar el cuadro de guardar como.
El efecto de la protección al acceso de libros de trabajo, se comprueba a la hora de abrirlo.
Si queremos borrar una contraseña, tenemos que abrir el libro con la contraseña para tener la posibilidad de modificarlo, y a continuación realizar los mismos pasos que a la hora de ponerla pero borrando lo que hay en el recuadro de contraseña.
