Objetivos
Una vez finalizado este curso, sabrá realizar las siguientes tareas:
- Usar fórmulas para buscar la cantidad de días entre fechas.
- Determinar la fecha después de una cantidad de jornadas laborales.
- Buscar una fecha después de una cantidad de años, meses o días.
LECCION 1
¿Cuántas jornadas laborales faltan para las vacaciones? ¿Cuál es la fecha de finalización de un proyecto? En este curso, le mostraremos cómo usar fórmulas para buscar la cantidad de días entre dos fechas. Mediante estas fórmulas puede realizar muchos cálculos (hasta le mostraremos a determinar cuántos días pasaron desde su nacimiento)
Aspecto de una fecha para el usuario.
Aspecto de una fecha para Excel.
Hay una diferencia entre lo que significan las fechas para el usuario y lo que significan para Excel. Para el usuario, 22/8/2010 es un día, un mes y un año. Para Excel, 22/8/2010 es el número de serie 40412. En esta lección aprenderá cómo realizar operaciones aritméticas con fechas y cómo escribir fechas en un formato que Excel pueda entender. Aprender un poquito más sobre las fechas antes de realizar cálculos le ahorrará tiempo
Las fechas se almacenan en Excel como números de serie comenzando por 1, que representa el 1 de enero de 1900. En esta fecha comienza el calendario de Excel. Cada día después de esa fecha agrega un número a la secuencia. Por ejemplo, el 2 de enero de 1900 se almacena como 2.
Esto significa que si escribe 22/8/2010, Excel almacena la fecha como 40412, o 40411 días desde el 1 de enero de 1900.
Almacenar fechas como números de serie permite realizar operaciones aritméticas con fechas en Excel. Para averiguar la cantidad de días que hay entre dos fechas, por ejemplo, Excel resta los dos números de serie.
Nota No puede usar fechas anteriores al 1 de enero de 1900 en fórmulas de Excel.
Seleccione Fecha en la lista Categoría. Seleccione un formato de fecha en la lista Tipo.
Ya sea que escriba 22/8/2010, 22-agosto-2010 o incluso 22 de agosto, 2010, todas se almacenan como el número de serie 40412. A veces, Excel puede cambiar el formato de fecha que escribió al formato predeterminado. Pero, independientemente del formato, el número de serie de la fecha es 40412.
La excepción es si usa un formato que Excel no reconoce como fecha. Por ejemplo, si escribió Agosto-22 de 2010 o 22,8,10, Excel almacena esta información como texto sin formato, no como un número de serie.
Para cambiar el formato (o ver otras maneras en las que se pueden usar barras o guiones para escribir fechas) abra el cuadro de diálogo Formato de celdas como se muestra en la imagen; para ello, haga clic con el botón secundario en una celda que contenga una fecha y elija Formato de celdas. También puede pasar a la práctica, en la que verá y podrá probar el proceso.
AUTOEVALUACION
Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas serán privadas y los resultados de la prueba no se puntuarán.
¿Cuál de las siguientes fechas Excel almacenará como texto sin formato en lugar de como un número de serie?
23 junio, 2012
23-junio-12
23 de junio de 2012
¿Qué ocurriría si se usa una fórmula para realizar operaciones matemáticas con fechas, pero una de las fechas se escribió en un formato que Excel no reconoce como fecha?
Excel muestra un mensaje indicándole que debe cambiar el formato de fecha.
Excel muestra un valor de error.
Excel debe volver a formatear la fecha con el formato correcto.
En la práctica, aprendió a aplicar los formatos de fecha a números de serie. Después de seleccionar una celda, vaya a la ficha Inicio y seleccione el grupo Número. Haga clic en la flecha del cuadro Formato de número. A continuación, haga clic en:
Fecha corta
Fecha larga
Más formatos de números
Cualquiera de los anteriores
22/8/2011 y 22-agosto-2011 se almacenan como números de serie diferentes.
Verdadero
Falso
Envie sus respuestas al Email: weasistemas@gmail.com y reciba retroalimentacion sobre su avance en el aprendizaje.
LECCION 2
| FUNCIÓN | SE USA PARA BUSCAR |
|---|---|
| DIAS.LAB | La cantidad neta de jornadas laborales entre dos fechas |
| DIA.LAB | La fecha tras una cantidad especificada de jornadas laborales después de otra fecha |
| FECHA | La fecha tras una cantidad especificada de años, meses o días después de otra fecha |
| HOY | La fecha actual |
Estas funciones se expresan en largas fórmulas rápidamente.
Para realizar operaciones aritméticas en Excel, use fórmulas. En esta lección, aprenderá a usar una fórmula sencilla para buscar la cantidad de días entre dos fechas y verá por qué es muy importante escribir las fechas para que Excel pueda reconocerlas. También aprenderá a usar fórmulas escritas previamente, denominadas funciones, para realizar otros tipos de operaciones matemáticas con fechas, como averiguar cuántos días pasaron desde su fecha de nacimiento.
Fórmula en la hoja de cálculo. Resultado de la fórmula.
Fórmula en la barra de fórmulas.
Imagine que hoy es 9 de junio de 2010. Sus vacaciones comienzan el 21 de agosto de 2010, y desea averiguar cuántos días faltan hasta las vacaciones. Para realizar el cálculo, deberá escribir una fórmula sencilla en una celda vacía:
=A3-A2
Hay 73 días entre las dos fechas. Puede usar las fechas en una fórmula porque Excel reconoce los valores de las celdas A2 y A3 por su formato y los almacena como números de serie. Excel resta el número de serie para 9/6/2010 del número de serie de 21/9/2010: 40411 menos 40338 = 73.
El signo igual (=) le indica a Excel que se trata de una fórmula. El signo menos operador (-) le indica a Excel que reste un valor de otro. Las celdas A3 y A2 son las referencias de celda que hacen referencia a los valores de esas celdas.
Observará que después de escribir el signo igual (=), la Fórmula Autocompletar muestra una lista de nombres de funciones para elegir, según una estimación sobre lo que esté haciendo. Dado que esta fórmula no usa una función, simplemente continúe escribiendo e ignore esta función.
Si luego tiene dudas sobre cómo obtuvo el resultado de la fórmula, la fórmula puede verse en la barra de fórmulas cerca de la parte superior de la hoja de cálculo cada vez que seleccione la celda que contiene la fórmula. También puede hacer doble clic en la celda para ver la fórmula en la celda.
Nota El resultado de la fórmula puede aparecer en formato de fecha, dado que los valores en las celdas A2 y A3 están en formato de fecha. En la sesión de práctica al final de la lección, verá cómo volver a formatear el resultado rápidamente para que aparezca como un número.
LECCION 3
Fórmula en la hoja de cálculo. Resultado de la fórmula. Fórmula en la barra de fórmulas.
Buscar el número de jornadas laborales (de lunes a viernes) entre dos fechas no puede realizarse simplemente restando una fecha de otra. Se necesita una fórmula escrita previamente denominada DIAS.LAB, que calcula la cantidad neta de jornadas laborales entre dos fechas.
Imagine que sigue siendo 9 de junio de 2010 y que sus vacaciones comienzan el 21 de agosto de 2010, pero ahora desea saber cuántas jornadas laborales le quedan hasta las vacaciones. Escriba la fórmula:
=DIAS.LAB(A2;A3)
Quedan 53 jornadas laborales hasta las vacaciones. Los valores de las celdas A2 y A3 son los argumentos, la información que le indica a DIAS.LAB qué se debe calcular. Los paréntesis separan la función de los argumentos. Dentro del paréntesis, un signo de punto y coma separa un argumento de otro.
Nota Después de escribir un signo igual (=) y las letras iniciales de un nombre de función, Excel muestra una lista de funciones. Para permitir que Excel escriba el nombre por usted, seleccione DIAS.LAB de la lista. La Fórmula Autocompletar, a continuación, muestra los nombres de argumento de la función. Puede finalizar la fórmula mediante la Fórmula Autocompletar, o puede ignorarla y continuar escribiendo por su cuenta
LECCION 4
Fórmula en la hoja de cálculo. Resultado de la fórmula. Fórmula en la barra de fórmulas.
Suponga que tiene que buscar una fecha, como la fecha de vencimiento de una factura o la fecha de finalización de un proyecto tras una cantidad de jornadas laborales (de lunes a viernes) antes o después una fecha determinada. Es fácil mediante la función DIA.LAB.
Imagine que tiene unas 80 jornadas laborales para completar un proyecto que comienza el 31/12/2010 y necesita buscar la fecha de finalización del proyecto. En primer lugar, debe escribir estos valores en las celdas A2 y A3 como se muestra en la imagen. A continuación, debe escribir las fechas de los días festivos que es probable que repercutan en el cálculo, cada día festivo en su propia celda. Luego, deberá escribir la fórmula en una celda vacía:
=DIA.LAB(A2;A3;A4:A6)
El proyecto debe completarse el 22/4/2011. Excel agregó 80 días (celda A3), y excluyó automáticamente los fines de semana, así como los días festivos en este período especificado en el argumento A4:A6 (los dos puntos indican un rango de celdas). Un signo de punto y coma separa cada argumento individual. Los paréntesis separan los argumentos de la función
LECCION 5
Fórmula en la hoja de cálculo. Resultado de la fórmula. Fórmula en la barra de fórmulas.
Suponga que tiene unos 25 meses desde el 9/6/2011 para completar un proyecto, y necesita buscar la fecha de finalización del proyecto. Puede hacerlo mediante la función FECHA. Esta función tiene tres argumentos: año, mes y día.
En nuestro ejemplo, después de escribir 25 en la celda B2, deberá escribir esta fórmula en la celda A4:
=FECHA(2011;6+B2;9)
2011 es el argumento de año, 6 más el valor de la celda B2 es el argumento de mes, 9 es el argumento de día. El signo de punto y coma separa los argumentos y los paréntesis incluyen todos los argumentos.
El proyecto finaliza el 9/7/2013. Dado que escribió la referencia de celda (B2) en lugar del valor de la celda (25), Excel puede actualizar automáticamente el resultado si cambia el valor. Por ejemplo, si el período cambia de 25 meses a 23 meses, puede obtener la fecha revisada 9/5/2013 cambiando el valor de la celda B2 de 25 a 23, sin volver a escribir la fórmula.
LECCION 6
Fórmula en la hoja de cálculo. Resultado de la fórmula. Fórmula en la barra de fórmulas.
Imagine que le proporcionaron una estimación de 1 año a 7 meses y medio (15 días) para finalizar un proyecto, y necesita buscar la fecha de finalización del proyecto. Deberá volver a usar la función FECHA al escribir estos valores en las celdas según se muestra en la imagen y, a continuación, deberá escribir esta fórmula en la celda A6:
=FECHA(2011+B2;6+B3;9+B4)
2011 más el valor de celda B2 es el argumento de año; 6 más el valor de B3 es el argumento de mes; 9 más el valor de B4 es el argumento de día. El signo de punto y coma separa los argumentos y los paréntesis incluyen todos los argumentos.
El proyecto finaliza el 24 de enero de 2013. Como en la fórmula anterior, dado que escribió las referencias de las celdas B2, B3 y B4, en lugar de los valores mismos, Excel puede actualizar automáticamente el resultado si cambian esos valores. Si se le diera más o menos tiempo para completar el proyecto, Excel automáticamente revisaría el resultado al cambiar un valor de las celdas B2, B3 o B4.
LECCION 7
La función HOY es poco habitual; es una de las pocas funciones de Excel que no requiere ningún argumento, pero sí requiere paréntesis de apertura y de cierre: =HOY()
HOY inserta la fecha actual, que se actualiza cada vez que un libro se abre o se vuelve a calcular.
Simplemente por diversión, puede usar la función HOY para averiguar cuántos días pasaron de la fecha de su nacimiento a la fecha de hoy. Verá cómo realizar ese cálculo en la sesión de práctica.
AUTOEVALUACION
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¿Qué función usaría para buscar una fecha después de una cantidad de jornadas laborales?
DIAS.LAB
DIA.LAB
HOY
¿Qué se escribe para iniciar una fórmula en Excel?
Una función
Operadores matemáticos
Un signo igual (=)
¿Cuántos argumentos tiene la función de fecha?
Uno
Dos
Tres
En la práctica aprendió que puede usar la función para calcular cuántos días pasaron desde la fecha de su nacimiento.
Fecha
Hoy
Envié
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