A41:EXCEL- Tabla dinámica (parte 1)


Objetivos

Una vez finalizado este curso, sabrá realizar las siguientes tareas:
  • Utilizar un informe de tabla dinámica para analizar y resumir sus datos.

Su hoja de cálculo tiene muchos datos, pero ¿sabe lo que todos esos números significan? Sus datos ¿responden a todas sus preguntas? Los informes de tabla dinámica pueden ayudar a analizar datos numéricos y responder a preguntas al respecto.
En cuestión de segundos puede ver quién ha vendido más, y dónde. Vea qué trimestres han sido los más rentables, y qué producto ha sido el más vendido. Haga preguntas y vea las respuestas.
Con los informes de tabla dinámica, puede ver la misma información de maneras distintas con tan solo unos clics. Los datos se ponen en su sitio, contestan a sus preguntas y le dicen lo que significan los datos.

LECCION 1


Imagine una hoja de cálculo de Excel con datos de ventas con cientos o miles de filas de datos. El diseño de la hoja de cálculo recoge todos los datos sobre los comerciales de dos países y cuánto han vendido en días concretos. Pero todo eso es demasiado... (enumerado en fila tras fila y dividido en múltiples columnas). ¿Cómo puede obtener información sobre la hoja de cálculo? ¿Cómo puede lograr entender todos estos datos?
¿Quién es el que más ha vendido? ¿Quién ha vendido más por trimestre o por año? ¿Qué país ha vendido más? Podrá responder a todas esas preguntas con los informes de tabla dinámica  (es como encontrar una aguja en un pajar). Un informe de tabla dinámica convierte todos los datos en informes breves y concisos que le dicen exactamente lo que necesita saber.


Antes de empezar a trabajar con un informe de tabla dinámica, eche un vistazo a su hoja de cálculo Excel para comprobar que está bien preparada para el informe.
Cuando crea un informe de tabla dinámica, cada columna de sus datos de origen se convierte en un campo que puede utilizar en el informe. Los campos resumen múltiples filas de información de los datos de origen.
Los nombres de los campos para el informe proceden de los títulos de las columnas de sus datos de origen. Compruebe que tiene nombres para cada columna de la primera fila de la hoja de cálculo de los datos de origen.
En la imagen anterior, los títulos de columnas País, Comercial, Cantidad del pedido, Fecha del pedido e Id. del pedido se convertirán en nombres de campos. Cuando crea un informe, algo que hará en la práctica al final de la lección, sabrá, por ejemplo, que el campo Comercial representa los datos del Comercial de la hoja de cálculo.
Las filas restantes que aparecen debajo de los encabezados deberían contener elementos similares de la misma columna. Por ejemplo, el texto debería estar en una columna; los números, en otra; y las fechas en otra. Dicho de otro modo, una columna que contiene números no debería contener texto, etc.
Para terminar, no debería haber columnas vacías en los datos que está utilizando para el informe de la tabla dinámica. También recomendamos que no haya filas vacías; por ejemplo, las filas en blanco que se utilizan para separar un bloque de datos de otro deberían eliminarse.
Nota     También puede utilizar datos de fuentes externas, algo que no cubrimos en este curso. Puede obtener más información acerca de las fuentes de datos en la tarjeta de referencia rápida que se encuentra al final del curso.

LECCION 2


Cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.

Cuando los datos están listos, coloque el cursor en cualquier lugar. Eso incluirá todos los datos de la hoja de cálculo en el informe. O simplemente seleccione los datos que quiere utilizar en el informe. A continuación, en la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic enTabla dinámica y, a continuación, vuelva a hacer clic en Tabla dinámica. Aparece el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.
Seleccione una tabla o un rango ya está seleccionado para usted. La casilla Tabla/Rangomuestra el rango de los datos seleccionados. Nueva hoja de cálculo ya está seleccionado como lugar en el que se ubicará el informe (puede hacer clic en Hoja de cálculo existentesi no desea que el informe se coloque en una hoja de cálculo nueva).

LECCION 3



Llamada 1 El área de diseño para el informe de tabla dinámica.

Llamada 2 La lista de campos de la tabla dinámica.

Esto es lo que ve en la nueva hoja de cálculo tras cerrar el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.
A un lado está la zona de diseño, lista para el informe de tabla dinámica y, al otro lado se encuentra la lista de campos de tabla dinámica. Esta lista muestra los títulos de las columnas de los datos de origen. Como decíamos antes, cada título es un campo: País, Comercial, etc.
Para crear un informe de tabla dinámica, desplace cualquiera de los campos a la zona de diseño para el informe de tabla dinámica. Puede hacerlo activando la casilla de verificación junto al nombre del campo, o haciendo clic con el botón secundario del ratón en el nombre de un campo y seleccionando un lugar al que mover el campo.
Si ha trabajado con informes de tabla dinámica antes, es normal que se pregunte si todavía puede arrastrar campos para elaborar un informe. Sí puede, y lo verá al final de la lección.
Sugerencia     Si hace clic fuera del área de diseño (de un informe de tabla dinámica), la lista de campos de la tabla dinámica desaparece. Para recuperar la lista de campos, haga clic dentro del área de diseño de la tabla dinámica o en el informe

LECCION 4
Ahora ya puede elaborar el informe de tabla dinámica. Los campos que seleccione para el informe dependen de lo que desee hacer.
Empecemos averiguando cuánto ha vendido cada comercial. Para obtener la respuesta, necesita datos sobre los comerciales. Así pues, seleccione la casilla de verificación Lista de campos de la tabla dinámica junto al campo Comercial. También necesita datos sobre cuánto han vendido, así que seleccione la casilla de verificación junto al campo Cantidad de los pedidos. Tenga en cuenta que no tiene que utilizar todos los campos de la lista de campos para elaborar un informe.
Cuando selecciona un campo, Excel lo coloca en un área predeterminada del diseño. Puede desplazar el campo a otra área si lo desea. Por ejemplo, si desea que un campo esté en una columna en lugar de en una fila. Verá cómo hacerlo en la práctica.
Los datos del campo Comercial (nombres de los comerciales), que no contienen números, se muestran automáticamente como filas a la izquierda del informe. Los datos del campo Cantidad de los pedidos, que contiene números, aparece correctamente a la derecha.
El encabezado sobre los datos del comercial indica "Etiquetas de filas" sobre el campo. El encabezado sobre las cantidades de los pedidos indica "Suma de cantidades de pedidos"; la parte "Suma de" del encabezado es porque Excel utiliza el sumatorio para sumar campos con números.
Tenga en cuenta que no importa si activa la casilla de verificación junto el campoComercial antes o después del campo Cantidad de los pedidos. Excel los colocará automáticamente en el lugar correcto cada vez. Los campos sin números acabarán a la izquierda; los campos con números lo harán a la derecha, independientemente del orden en el que los seleccione.
Eso es todo. Con sólo dos clics sabrá cuánto ha vendido cada comercial. A propósito, podría parar con tan sólo una pregunta contestada. Puede utilizar un informe de tabla dinámica como un sistema rápido para obtener la respuesta a una o dos preguntas. El informe no tiene que ser complejo sino útil.

Sugerencia     No se preocupe si elabora un informe de manera incorrecta. Excel facilita el trabajo para ver cuál es el aspecto de los datos en distintas zonas del informe. Si un informe no es como usted quería al principio, los datos pueden disponerse de otra manera rápidamente, moviendo partes hasta que queden como usted desea, o incluso volviendo a empezar.


Ahora ya sabe cuánto ha vendido cada comercial. Pero los datos de origen distribuyen los datos de los comerciales en dos países: Reino Unido y Estados Unidos. Así, otra pregunta podría ser: ¿Cuáles son las cantidades de ventas para cada comercial por país?
Para obtener la respuesta, puede agregar el campo País al informe de tabla dinámica como filtro de informe. Utiliza el filtro de informe para centrarse en un subconjunto de datos del informe, a menudo una línea de producto, un período de tiempo o una región geográfica.
Utilizando el campo País como filtro de informe, puede ver un informe aparte para Reino Unido y Estados Unidos, o puede ver ventas para ambos países conjuntamente.
Para agregar este campo como un filtro de informe, haga clic con el botón secundario del mouse en el campo País de la Lista de campos de la tabla dinámica y, a continuación, haga clic en Agregar al filtro del informe. El nuevo filtro de informe País se agrega a la parte superior del informe. La flecha junto al campo País muestra (Todo), y ve los datos de ambos países. Para ver solamente los datos de EE.UU o de Reino Unido, haga clic en la flecha y seleccione un país o el otro. Para volver a ver los datos de ambos países, haga clic en la flecha y, a continuación, haga clic en (Todo).

Sugerencia     Para eliminar un campo de un informe, deseleccione la casilla de verificación junto al nombre del campo de la Lista de campos de la tabla dinámica. Para eliminar todos los campos del informe y poder volver a empezar, en la Cinta, en la fichaOpciones, en el grupo Acciones, haga clic en la flecha del botón Eliminar y seleccioneEliminar todo.


Los datos de origen originales tienen una columna de información de la Fecha del pedido, por lo que hay un campo Fecha del pedido en la Lista campo de la tabla dinámica. Eso significa que puede obtener la respuesta a otra pregunta: ¿Cuáles son las ventas por fecha para cada comercial? Para obtener la respuesta, seleccione la casilla de verificación junto al campo Fecha del pedido para agregar el campo al informe.
El campo Fecha del pedido se agrega automáticamente a la izquierda, en orientación de la etiqueta de fila. Esta es la razón por la que el campo no contiene números (las fechas pueden parecer números, pero su formato es de fechas, no de números). Dado que el campo Fecha del pedido es el segundo campo no numérico que se agrega al informe, se integra en el campo Comercial, con sangría a la derecha.
Ahora el informe muestra las ventas para cada comercial por fecha, pero son demasiados datos para verlos en una sola vez. Puede obtener estos datos con facilidad de manera más manejable agrupando los datos diarios en meses, trimestres o años.
Para agrupar las fechas, haga clic en una del informe. A continuación, en la fichaOpciones, grupo Grupo, haga clic en Campo Grupo. En el cuadro de diálogo Grupos, seleccione Trimestres, que parece una buena solución en este caso y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Ahora ve los datos de ventas agrupados en cuatro trimestres para cada comercial.

LECCION 5


Aunque el informe de tabla dinámica ha respondido a sus preguntas, todavía se tarda un poco en leer todo el informe; hay que desplazarse hasta el final de la página para ver todos los datos.
Puede desplazar el informe para obtener una visión distinta. Para ello, mueva un campo de la zona de Etiquetas de filas a la de columnas del informe (llamada Etiquetas de columnas), que es un área del diseño que no ha utilizado. Cuando desplaza un informe, transpone la vista vertical u horizontal de un campo, moviendo filas al área de columnas, o moviendo columnas al área de filas. Es fácil.
Para desplazar este informe, haga clic con el botón secundario del ratón en una de las filas "Trimestre", seleccione Mover y haga clic en Mover "Fecha del pedido" a Columnas. Así se mueve todo el campo Fecha del pedido del área Etiqueta de fila a la de Columna del informe.
Ahora los nombres de los comerciales están juntos y, en cima del primer trimestre de los datos de ventas pone Etiquetas Columnas, diseñado ahora en columnas en el informe. Además, los totales para cada trimestre aparecen al final de cada columna. En lugar de tener que desplazarse hasta el final de la página para ver los datos, puede verlo en un solo vistazo.
Si quiere desplazar el informe de nuevo a la vista original, haga clic con el botón secundario del ratón en uno de los encabezados "Trimestre" y, a continuación, seleccioneMover "Fecha de pedidos" a Filas. Así se desplaza el campo Fecha del pedido de nuevo al área de filas del informe.

LECCION 6

Como se ha indicado antes, si prefiere elaborar un informe de tabla dinámica utilizando un método de arrastrar y soltar, como en las versiones anteriores de Excel, todavía puede hacerlo.
Hay cuatro casillas en la parte inferior de la Lista de campos de la tabla dinámica. Las casillas se llaman Filtro del informeEtiquetas de filasEtiquetas de columnas y Valores. Puede arrastrar campos a esta área.
Normalmente en Excel 2007 los campos se agregan al diseño del informe desde la lista de campos bien seleccionando las casillas de los nombres de los campos, o haciendo clic con el botón secundario del ratón y seleccionando un lugar desde un menú. Al hacerlo, los campos se colocan automáticamente en el diseño, y se sitúan automáticamente en la casilla apropiada al final de la lista.
Por ejemplo, como el campo Comercial se encuentra en el área Etiquetas de filas del diseño del informe, el nombre del campo Comercial también aparece en la casillaEtiquetas de filas al final de la lista de campos.
Pero si prefiere el método de arrastrar y soltar, arrastre los campos desde el principio de la lista de campos hasta las casillas al final. La etiqueta de la parte superior de cada casilla le indica en qué área del informe debe ir el campo. Por ejemplo, si arrastra el campoCantidad del pedido a la casilla Valores, ese campo estará en el área Valores del informe. También puede arrastrar los campos entre las casillas para modificar lugares del área de diseño del informe, y puede arrastrar campos fuera de las casillas para eliminarlos del informe.

AUTOEVALUACION


Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas serán privadas y los resultados de la prueba no se puntuarán.

Tras elaborar su informe de tabla dinámica, puede modificar el diseño.
Verdadero.
Falso.


¿En qué consisten los campos de la tabla dinámica?

Son columnas de datos de origen.
El área donde desplaza los datos.
El área de diseño del informe de la tabla dinámica.

En la lista de campos de la tabla dinámica puede indicar qué campos ya se muestran en el informe.
Verdadero.
Falso.

¿Cómo elimina un campo de un informe de tabla dinámica?
En el área Arrastrar campos entre áreas más abajo de la Lista de campos de la tabla dinámica, haga clic en la flecha junto al nombre del campo y, a continuación, seleccione Eliminar campo.
Haga clic con el botón secundario del ratón en el campo que quiera eliminar y, en el menú contextual, seleccione Eliminar "nombre del campo".
Deseleccione la casilla de verificación junto al nombre del campo en la Lista de campos de la tabla dinámica.
Todas las anteriores.

El primer campo que agrega a un informe de tabla dinámica que no contiene números se agrega automáticamente a la parte del informe.
Etiquetas de columnas.
Filtro de informes.
Etiquetas de filas.


Como ya ha aprendido en la práctica, cuando ve un signo positivo (+) junto a un campo, es que hay más información sobre el campo en el informe.
Verdadero.
Falso.

Envié sus respuestas al Email: weasistemas@gmail.com y recibirá retroalimentacion referente al avance en el aprendizaje del programa


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