Ha llegado el momento de las bonificaciones en Contoso, Ltd., un distribuidor de alimentación. Imagine que ha abierto un informe de tabla dinámica que contiene datos acerca de los vendedores que trabajan para la compañía.

El informe resume 800 filas de datos de hoja de cálculo de Excel. Muestra la suma de las ventas de cada vendedor durante el año pasado, trimestre a trimestre.

Ahora desea utilizar el informe para ver las cifras de varias formas distintas. Desearía conocer el número de ventas realizado por cada vendedor este año. Y desea ver en cuánto ha contribuido cada vendedor a las ventas totales de la compañía.

Una vez que lo haya hecho, averiguará quién obtiene una bonificación y a cuánto ascenderá cada bonificación.

Desea cambiar el informe de sumar importes de venta a contar el número de ventas realizadas por cada vendedor durante el año. Puede hacerlo cambiando la función de resumen utilizada en el área de valores del informe de SUMA a CONTAR.

Para cambiar la función, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en cualquier lugar en el área Valores del informe, que es el área situada debajo del encabezado "Suma del importe de ventas". Seleccione Resumir datos por y, a continuación, haga clic enContar. Los números cambian de una suma de valores a un recuento de los valores. El título que hay sobre los números cambia de "Suma del importe de ventas" a "Recuento del importe de ventas".

A continuación puede ordenar los pedidos para facilitar ver quién realizó más pedidos. Para ello, haga clic con el botón secundario en el subtotal de cualquiera de los vendedores, seleccione Ordenar y, a continuación, haga clic en Ordenar de mayor a menor. Peacock es el primero, con un total general de 100 pedidos, seguido de King con 74 y, a continuación, Leverling con 73.

LECCION 14

Ahora desea ver qué porcentaje del total general de ventas fue realizado por cada vendedor. Peacock tiene la mayoría de pedidos, pero ¿supone el número de pedidos que ella vendió también el porcentaje más alto del importe total de las ventas?

Puede averiguarlo utilizando un cálculo personalizado. Con un cálculo personalizado puede realizar tareas tales como crear un total en ejecución o calcular el porcentaje de ventas de cada vendedor en comparación con el total general de todas las ventas.

Para ello, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el área de valores. Seleccione Resumir datos por y, a continuación, haga clic en Más opciones. Haga clic en la ficha Mostrar valores como en el cuadro Configuración de campo de valor que se abre. A continuación, en el cuadro Mostrar valores como, haga clic en la flecha y seleccione % del total.

Peacock tenía el 18 por ciento de las ventas totales del año, lo que es más que cualquier otro vendedor, por tanto en este caso el mayor porcentaje de ventas totales corresponde con el mayor número de pedidos vendidos. King es el siguiente con un 14,42 por ciento, seguido de Davolio con un 12,52 por ciento.

LECCION 15

Ahora averiguará quien obtiene una bonificación y cuál es el importe de la misma creando una fórmula mediante un campo calculado. Las fórmulas creadas utilizando un campo calculado se pueden basar en cualquiera de los campos a partir de los que se crea el informe. Cuando se utiliza un campo calculado, se agrega un nuevo campo al informe de tabla dinámica.

Digamos que los vendedores que vendan más de 30.000 dólares en un trimestre reciben una bonificación del 3 por ciento de dicho trimestre.

Para crear la fórmula, en la parte superior de la ventana, en la cinta de opciones, haga clic en la ficha Opciones debajo de Herramientas de tabla dinámica. En el grupoHerramientas, haga clic en la flecha en el botón Fórmulas y, a continuación, haga clic enCampo calculado.

En el cuadro de diálogo Insertar campo calculado, escriba un nombre para la fórmula en el cuadro Nombre. En el cuadro Fórmula, escriba la fórmula para averiguar quién obtiene una bonificación:='Importe de ventas' * IF('Importe de ventas>30000,3%). A continuación, haga clic en Aceptar.

La fórmula indica que si el importe de ventas es superior a 30.000 dólares en un trimestre, la bonificación es del 3 por ciento. El 3 por ciento se multiplica por el importe de ventas. Si el importe de las ventas de un trimestre es inferior a 30.000, el importe de la bonificación en dicho trimestre es cero.

En el informe se inserta un nuevo campo, Suma de bonificaciones $, que muestra las bonificaciones que recibirá cada vendedor.

Es posible que haya observado algo. Se muestra una bonificación adicional del 3 por ciento en las filas de subtotales del vendedor. ¿Por qué? Excel ejecuta la fórmula de campo calculado fila a fila. En cada fila de subtotales, donde el total es superior a 30.000, la fórmula funciona en dicha fila del mismo modo que en las demás filas. La fórmula es matemáticamente correcta en la fila de subtotales, pero no ofrece la respuesta correcta.

¿La solución? Desactive los subtotales automáticos para que el informe sólo muestre los importes de cada trimestre, sin subtotales para cada vendedor. Verá cómo se hace en el ejercicio.

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